כיום, כאשר תהליך הגלובליזציה הפך להיות מרכיב מחייב בעולם היצרני-תעשייתי, בדגש על התרחבות ורכישות ארגונים ברחבי העולם, הארגונים גלובליים נהנים מחלופות רבות לשיפור התחרותיות שלהם. עם זאת, הארגונים נתקלים בלא מעט קשיים, כגון סטנדרטיזציה של נהלים ותהליכים בין הארגונים, התאמת תהליכי מידע וניהול ועוד.
|
|
אתגר של ממש, העומד בפני מנהלים, הוא שדרוג ויישור קו במערכות מידע בין חטיבות שונות של הארגון הגלובלי. לראייה, חלה עלייה של כ-10% הקצאת משאבים לטובת מערכות מידע בשנים האחרונות:
יחד עם זאת, המספרים מעידים על קשיים ביישום של כ-50% פרויקטים של אינטגרציה ושדרוג מערכות מידע עם מגמת שיפור קלה בין השנים 1994 ל-2006
מדיניות IT ריכוזית, שנובעת מטעמים כגון התאמה אסטרטגית לצרכי הארגון, תחרותיות והמשכיות, לא מעט פעמים פוגמת ביכולות של מנהלי מחלקות בסביבה דינאמית ומורכבת למדוד את ביצועי המחלקה. אחת הסיבות לכך, היא שדרישות סטנדרטיות לכל החטיבות דורשות השקעת משאבים במערכות מידע, אך מאידך מדיניות ריכוזית מונעת קידום יוזמות מקומיות.
עולם הרכש, שניהולו כיום מתבסס על מערכות מידע ובסיסי נתונים, זקוק למערכת מדדים מותאמת לתהליכי הרכש של הארגון הגלובלי. יכולת גבוהה של מחלקת הרכש מהווה מרכיב חשוב בתחרתיות העסקית. כמו כן, לרכש השפעה חוצה ארגון. אולם, לעיתים מערכות ERP בארגונים רבים מספקות אך ורק נתונים יבשים על טרנזקציות שונות ברכש ולא יוצרות תמונת מצב אינפורמטיבית. על מנת לזקק מידע בעל משמעות מתוך ERP ניתן: 1) ליישם התאמות למערכת קיימת 2) לנקוט בעבודת איסוף והשלמה ידנית של ניתוח הנתונים לרוב, החלופה השנייה גוברת ועבודה ידנית מצעידה את המחלקה מספר צעדים מאחור. כלומר הארגון נאלץ להגיב להתרחשויות, במקום לפעול בצורה פרו-אקטיבית בזמן הקרוב לזמן אמת. במקרה כזה, מנהל רכש מנוסה, ילחץ לפיתוח מערכת מדדים, שתתבסס על נתוני ERP, אבל ייושם במערכת חיצונית. כך, יקבל תמונת מצב על ביצועי ספקים, קניינים, עלויות עץ מוצר ועוד. מערכות מידע בעולם הרכש:
מערכת ERP ומחסני נתונים שלה מהווה רובד יסודי במבנה ופעילות מחלקת הרכש משלב יזום ההזמנה ועד שלב קבלת הפריט ובדיקת האיכות שלו. מחלקת הרכש מבצעת את מירב פעילות זרימת הנתונים דרך מערכת ERP:
על מנת להעריך בצורה אובייקטיבית את פעילות המחלקה יש לבחון מספר פרמטרים בנוסף לספקים וקניינים, מכיוון שבארגון יצרני גלובלי קיימים קשרים הדדיים וגורמי השפעה חוצי ארגון, כגון:
יחסי הגומלין בין אבני יסוד של ארגון יצרני נתמכות על ידי מערכות מידע ומושפעות מרמת החפיפה בין המרכיבים, כמו למשל בתרשים כללי הבא:
למחלקת הרכש השפעה רבה על פעילות ורווחיות של הארגון. על מנת לשפר את ביצוע מחלקת הרכש קיים צורך אמיתי למדוד את ביצועי הגורמים המעורבים בתהליכים. עליהם נדרש להוציא מידע בעל משמעות תפעולית, לדוגמא:
מכשולים רבים קיימים בדרך לשיקוף מלא של תהליכים. דינאמיות עסקית דורשת ביצוע עדכונים והתאמות יקרות. למשל, אינטגרציה של מערכות בתתי ארגונים עם מערכות של ארגון אב, הינו פרויקט בעלות גבוהה מאד וברמת מורכבות גדולה. וכך, לעיתים קרובות, נאלצים המשתמשים למצוא פתרונות יצירתיים על מנת להמשיך ולספק תשובות לגבי רמת הביצועים.
פיתוח מערכת מותאמת של בינה עסקית מאפשר שאיבה של נתונים ממקורות שונים וממערכות מגוונות, ביצוע עיבוד נתונים מובנה והפצת התוצאות בצורת דוחות, לדוגמא:
|
||||||||||
|
|
יישום מערכת מדדים במחלקת הרכש: איפיון ויישום מערכת מדדים למחלקת הרכש והתאמה לסטדרטים מוגדרים על ידי מחלקת רכש גלובלי. מיפוי המצב הקיים ההתחלתי מול מצב רצוי אחרי יישום הפרויקט היה כלהלן:
שלבי היישום:
תרשים הבא מציג את לוגיקת היישום:
דוגמא לתהליך שיפור במדד:
|
||||||||||
|
|
מדידת ביצועים חשובה לארגון על מנת לשמר שיפור מתמיד ורמת תחרותיות גבוהה. למחלקת הרכש השפעה מיידית וישירה על רמת התחרותיות של החברה בהיבט כדאיות כלכלית (משא ומתן והשגת עסקאות במחירים משתלמים, עלויות מלאי), איכות התוצר הסופי (ביצוע בקרת איכות פריטים מספקים), שימור המכשיות עסקית (סינון ספקים ושימור חלופות לפריטים), זמני אספקה של מוצרים ללקוחות (תלויים ישירות בזמני אספקה ותזמון מדוייק של פריטי המוצר) וכדומה.
בעולם הממוחשב של ימינו, על מנת לקיים מערכת רכש תקינה ומוצלחת, חובה על הארגון לספק מערכות מידע ברמה טובה, כך שהמנהל יוכל לקבל תמונה עדכנית על מצב מחלקתו בחתכים שונים ולהתריע על מגמות ומצבי שוק. סוגיה זו חשובה עוד יותר כשמדובר בארגון גלובלי, השואף לסטנדרטיזציה של תהליכים, נהלים ורמות שירות. לפיכך, יישום מוצלח של מערכת מדדים מביא בהכרח תוצאות בשטח. כאשר מערכת זו חוסכת את משאב הזמן היקר ומאפשרת יכולת תגובה ותכנון פרו-אקטיביים לאנשי הרכש ומנהליו, הארגון כולו מרוויח. |
