אניפיט - פתרונות מידע בהתאמה

                                                         
הסוגיה: איזה כלי עדיף לניהול נתונים טבלאיים?

התשובה: עם התפתחות הכלים של אופיס והאפשרויות שהם מציעים כדאי להנות מכל העולמות ולשלב פתרונות לתהליך אחד

היתרון: כוח החישובים והגמישות של אקסל, מבנה נתונים וטפסים של אקסס                                                          

האקסל משמש ארגונים רבים כפלטפורמה לאחסון וניתוח נתונים אף על פי שאינו עונה להגדרות הקלאסיות של מבנה נתונים. יחד עם זאת, קיימות גישות שמתפשרות על נרמול טבלאות וחסרונות של שכפול נתונים ומציעות מבנה שטוח של הנתונים. אולם, על מנת ליישם גישה זו הלכה למעשה נדרשת דייקנות ומקצועיות שלא תמיד זמינה בין משאבי הארגון. במקרים כאלו קיימים סיכונים למידע מסולף ולא אמין. לעומת זאת, מבנה מנורמל של טבלאות מקושרות עשוי לצמצם את מרחב הטעות ולאפשר פלטפורמה נוחה לניהול נתונים בעזרת טפסים. אקסס מציע את היתרונות של מבנה נתונים קלאסי. נוסף על כך, ניתן להלביש ממשק ידידותי ונח לשימוש, שעוטף את מבנה הנתונים ומספק אפליקציה עצמאית ומלאה.

אבל, אקסס אינו יכול להתחרות במידה שווה ביכולות עיבוד הנתונים, ריבוי הנוסחאות הקיימות והצגה ויזואלית שמציע אקסל. הרבה פעמים קיימת רתיעה מאקסס, וניהול תהליכים רק באקסל, מה שאפשרי ברמה משביעה אך ורק בשילוב VBA.  ובכן, האמת כנראה נמצאת באמצע. כלומר, שילוב מבנה הנתונים והטפסים של אקסס עם יכולות חישוביות וויזואליות של אקסל מהווה פתרון מלא לצרכים רבים בארגונים שונים. קל וחומר, אם נוסיף לזה גם את היכולות של אופיס 2010, המאפשרות שיתוף תהליכים ותוצאות בממשק אינטרנטי.

קיימות שיטות שונות לחיבור בין שני היישומים: האקסל ואקסס. שילוב של תכנות VBA מוסיף נדבך חסר תחליף ליכולת להתאים את אפליקציה לצרכים ספציפיים וייחודיים, שאינם ניתנים ליישום בעזרת אשפים ואפשרויות מובנות.

                                                          
דוגמא: שילוב יישומים שונים להעלאת ניצול היכולות הקיימות בהם

יישום: אקסס כמבנה נתונים וטרנזקציות (זרימת הנתונים, איסופם וסיווגם), אקסל כמנוע ניתוח והצגה במצגת

מודל פיתוח: VBA, VSTO

התוצאה: זמינות כלים לניהול פנים ארגוני ללא צורך בקליטת מערכות ייעודיות או הרחבת יכולות מערכות ליבה (כגון ERP, CRM, SCM) הקיימות                                                        

פתרון המשלב אקסס ואקסל:

1) הגדרת טבלאות מבנה נתונים וקשרים בין ישויות
2) פיתוח טפסים ושאילתות לניהול טרנזקציות נתונים
3) ייצוא טבלאות נתונים לאקסל
4) עיבוד וניתוח הנתונים בעזרת אקסל
5) הגדרת גרפים והצגת תוצאות
6) ייצוא תוצאות למצגת
7) שליחת תוצאות לתפוצת מיילים או שיתוף פנים ארגוני